製品情報
導入事例 公益財団法人日本訪問看護財団立 刀根山訪問看護ステーション様
時代に乗り遅れない!
スマホが使えるなら、大丈夫
ICT 化に取り組んだ経緯

当ステーションのICT 導入への取り組みは、まず請求業務から始まりました。1996 年の設立当初は手書きで、月末になると看護師も総出でレセプト用紙を記入していました。その後、利用者数の増加もあり、事務作業の効率化のために1998 年より請求業務ソフトを使用開始しました。

請求ソフトも、現在のカーネルまで4回の変更を行っています。前ソフトは看護記録も記載できましたが、パソコンの台数も少なく、日々の記録は紙に記載し、計画書や報告書はパソコン作成としていました。その結果、月末にはパソコン待ちの時間ができ、無駄な時間を要していました。また、パソコンに慣れないスタッフは入力に時間を要するため、手書きしたものを事務職員が入力する作業も生じていました。

2017 年度になり、パソコンの台数を増やすべきかと悩んでいた時に、当財団本部より「記録に紙媒体を使用しているのは刀根山だけ、早く端末器を使用するように」と指導されました。当初は2018 年4 月からの導入を検討していましたが、地域でも端末機使用のステーションが出始め、当ステーションも所属する一般社団法人大阪府訪問看護ステーション協会では2016 年度よりICT導入支援が行われていたこともあり、早急に端末機導入を進めることとなりました。

ICT 導入までの流れ

目的は「端末機の導入」なので、対応しているシステム会社について使用中の会社も含めて情報収集し、話を聴くことから始めまし た。当ステーションは「居宅介護支援事業」があるため、本事業との連動も必須であり、また、スタッフ数および利用者数の減少から導入費用やランニングコストもシステム選択 に大きな影響を与えました。数カ所の会社よりスタッフ向けに操作方法等のデモンストレーションを行ってもらい、皆の意見も確認しました。結果、株式会社カーネル『えがおDE 看護』への変更となりました。

費用は大阪府訪問看護ステーション協会のICT 導入支援事業の補助金(87万円)を活用しました。

システム選びの決め手

これまでも数社の請求ソフトを使用してきましたが、ソフト変更となると事務作業は大変です。請求を担う事務職員にとっては、変更後の初回レセプト請求は間違いなく大きな負担となります。2~3 年ごとの診療報酬・介護報酬改定や制度変更等に早急に対応してくれる業者であり、サポートセンター機能が充実していることが必要だと思います。

『えがおDE 看護』について、事務職員は次のように評価しています。

  • 日々の看護記録が保険請求データと連動しているため、看護職の記録から訪問時間等を入力していた“二重入力”が解消される。
  • 大阪府の場合、国民健康保険と後期高齢者医療制度への医療請求書は独自様式となっているが、『えがおDE 看護』では大阪府の請求様式への対応はもちろん件数や請求金額も自動で印字が行われる。
  • 返戻や月後れ請求にも対応できる。また、大阪府の公費助成にもシステム上対応している。
  • 利用者登録に高額療養費の区分設定をするだけで、レセプトに特記や負担金額の表示有無が自動判断されるので、請求業務処理がスムーズになる。

ICT導入・活用のポイント

ICTに対してはスタッフ全員苦手意識がありましたが、バージョンアップやシステム更新などの度にスタッフで声かけをしながら進めてきました。導入から1年が経ち、未だに使いこなすところには至っていませんが、いろいろな機能があることを日々新しい発見のように楽しんでいます。

ICT導入・活用に当たっては、次のポイントが挙げられます。

  • 初めは、慣れないためストレスが多いですが、そのうちに「なんとか使いこなそう」という積極的な空気に変わります。
  • サポートセンターを活用しましょう。「こんなこと聞いたら恥ずかしい?」なんて考えない!
  • 自ステーションなりの使用説明書を皆で作成していくのもいいアイデアです。

ICT導入前の課題

  • パソコン操作ができないと言っているスタッフへの対応が必要だった
  • 日々の訪問時間等について、看護師が用紙に訪問実績を記入し、事務職員が月末に入力していた。
  • ソフト内にある帳票類・機能が使われていなかった
  • 本部より「請求ソフトの費用が高い」と言われ続けていた
  • 月末の報告書作成のための残業時間
  • 地域での多職種情報共有「虹ねっとcom」への参加

ICT導入後の成果

  • タブレット操作からスタートし、パソコン本体操作もできるようになった
  • 日々の訪問記録時に、入力されるため月末にまとめて入力が不要になり、事務職員の手間が減った(事務職員より)
  • ソフト内の帳票や機能を活用するようになった
  • 費用面の課題をクリアでき、本部の了解を得られた
  • 端末使用や、作成過程が変わり時間の短縮ができた(スタッフより)
  • 個々のタブレット端末より、「虹ねっとcom」にアクセスできるため、地域での多職種連携に参加できるようになった。

<出典>一般社団法人全国訪問看護事業協会編:わかる・できる・使える 訪問看護のためのICT;ケアの質向上/業務の効率化/多職種連携を実現する.
日本看護協会出版会;2019.P.76-77.